tommaso1979 / Depositphotos.com
Действующая методология предусматривает отражение на балансовых счетах далеко не всех объектов учета. Для формирования информации об имуществе, обязательствах, иных объектах учета, не являющихся балансовыми объектами бухгалтерского учета, или дополнительной информации об объектах балансового учета и проведенных с ними операциях Инструкцией № 157н предусмотрены забалансовые счета.
Вопросов о том, где и как отразить информацию о том или ином объекте учета не возникает, если его описание совпадает с назначением забалансового счета, утвержденного Инструкцией № 157н. Но есть большое количество имущества, прав, обязательств, фактов хозяйственной жизни, информацию о которых стоит учесть, чтобы отразить результат определенного события, однако вместе с тем порядок их учета прямо не урегулирован действующим законодательством. Иногда такая информация нужна учреждению для планирования своей деятельности, контроля за наличием и движением прав и материальных ценностей, формирования ответов на различные запросы, поступающие в учреждение. В отдельных ситуациях управленческий учет помогает избежать обвинений в неэффективности использования средств учреждения.
И учреждение встает перед выбором: нужно ли собирать такую информацию, используя забалансовые счета, или достаточно организовать в учреждении управленческий учет вне бухгалтерского учета. Принимая решение, следует быть последовательными, а также оценить, насколько велики затраты на сбор и регистрацию такой информации, в каких целях и кем будет осуществляться регистрация данных и их использование.
При организации учета на забалансовых счетах в отношении имущества, обязательств, иных объектов и проведенных с ними операций, для которых Инструкцией № 157н не предусмотрены отдельные забалансовые счета, возможно два варианта:
воспользоваться утвержденным Инструкцией № 157н перечнем забалансовых счетов, выбрав из него наиболее подходящий по описанию, и расширить его назначение, применяя единообразный подход отражения в учете аналогичных по смыслу ситуаций; ввести дополнительные забалансовые счета – такое право предоставлено учреждению нормами Инструкции № 157н.
При этом необходимо соблюсти два условия. Во-первых, такие решения должны быть закреплены в учетной политике учреждения – этого требуют положения Инструкции № 157н и Стандарта «Учетная политика…». Во-вторых, требуется согласие субъекта консолидации, т. е. организации, которой предоставляется отчетность: учредителя, финоргана. Обязанность согласовывать применение дополнительных забалансовых счетов также закреплена в Инструкции № 157н.
Применение утвержденных непосредственно Инструкцией № 157н забалансовых счетов в целях учета объектов, которые прямо не указаны в назначении забалансовых счетов, также возможно только с согласия субъекта консолидации, поскольку учредитель/финорган формирует сводную отчетность и является основным пользователем отчетности – следовательно, должен обладать сведениями о составе информации, которая содержится в определенных показателях отчетности. К тому же именно согласование такого подхода позволит избежать выводов со стороны ревизоров о нарушении порядка ведения учета и искажении показателей отчетности в связи с отражением на забалансовых счетах объектов, которые прямо не указаны в Инструкции № 157н. Поэтому, принимая решение об отражении на забалансовом счете сведений об объекте, который не упомянут в описании данного счета, направьте информацию учредителю. Также учредителем/финорганом могут быть разработаны общие требования и рекомендации по ведению учета, в которых в том числе указано на особенности применения отдельных забалансовых счетов и/или содержится перечень дополнительных забалансовых счетов. Формируя учетную политику с учетом требований и рекомендаций субъекта консолидации, учреждение автоматически согласовывает такие особенности.
Но, принимая решение об отражении на забалансовых счетах объектов, требования о бухгалтерском учете которых положениями Инструкций по учету №№ 157н, 162н, 174н и 183н не установлены, т.е. воспользовавшись правом, а не исполняя обязанность, не следует забывать — все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе, и исключений в отношении дополнительно введенных забалансовых счетов нет. Поэтому необходимо предусмотреть порядок проведения инвентаризации таких объектов учета.
Управленческий учет также возможно организовать вне счетов бухгалтерского учета, определив порядок формирования дополнительной информации в специальных журналах/книгах и ответственных за сбор и отражение сведений.
В нашей Энциклопедии решений на конкретных примерах предложены варианты сбора дополнительной информации об объектах в ситуациях, когда порядок забалансового учета прямо не урегулирован:
Лицензионные права сроком не более 12 месяцев; Действующие лицензии, списанные с балансового учета по решению комиссии; Продажа лицензий: учет прав, предоставленных в соответствии с сублицензионным договором; Имущество, выданное в личное пользование иным лицам – не сотрудникам учреждения; Учет транспортных и топливных карт.
